Aidake lugejal - struktureerige oma mõtted püramiidi kujul
Dokumendi ettevalmistamisel esindavad paljud selle edasist sisu, kuid neil pole konkreetset plaani - mida öelda ja kuidas seda sõnastada. Nad alles hakkavad kirjutama, lootes, et struktuur kujuneb iseseisvalt. Tulemuseks on ebakorrektne narratiiv, millest lugeja peab aru saama.
Põhjus eelistab järjekorda. Ta korraldab isegi juhuslikke andmeid kindlas järjekorras.
Näide. Muistsed kreeklased nägid täheklastrites loomade, mitte lohutavate punktide asemel figuure.
Lugedes proovib inimene automaatselt teavet püramiidi kujul korraldada, mille aluseks on järeldusi kinnitavad põhjendused ja argumendid. Sellisel kujul on lugejal kergem teavet "seedida".
Näide. „Istmed olid külmad. Ma sattusin peaaegu kaklusse. Itaalia kaotas. See oli tõeliselt kohutav jalgpallimatš. ” Selline “lugu” on väga halvasti üles ehitatud, kuna põhiidee on esitatud alles lõpus.
Vastavalt püramiidi struktuurile tutvustatakse kõigepealt üldistust ja seejärel antakse argumentatsioon. Ülaltoodud lugu on lihtsamini mõistetav, kui struktureerite selle erinevalt.
Näide. "See oli tõeliselt kohutav jalgpallimatš: külmad kohad, ma sattusin peaaegu kaklusse ja Itaalia kaotas."
Rühmitage sarnased ideed ja seejärel väljendage iga rühma ühes lauses
Püramiidi konstrueerimisel kasutage alt üles lähenemisviisi: loetlege kõigepealt kõik teesid, rühmitades need, mis viivad sama järelduseni. Seejärel väljendage iga rühma ühes lauses. Iga selline üldistus on püramiidi ülaosa.
Korda protseduuri ülejäänud rühmade jaoks. Selle tulemusel väljendatakse kogu dokumendi põhiidee ühes lauses. Teie püramiid on valmis.
Näide. Teesid „meie kliendibaas kasvab“, „iga klient ostab rohkem“ ja „me tõstsime oma hindu“ võib väljendada ühes lauses: „meie müük kasvab“. Siis saate selle üldistuse teistesse rühmadesse seada, näiteks fraasidega „meie püsikulusid vähendatakse“ ja „muutuvkulusid vähendatakse“ ning väljendada seda uut rühma üldise lausega: „meie sissetulekud kasvavad“.
Rühmitamine ja kokkuvõtmine on lihtne, kuid peate järgima põhireegleid:
- Kõik püramiidis väljendatud mõtted peaksid olema grupeeritud teeside lühikirjeldus. Ärge kunagi kasutage mõttetuid üldistusi, näiteks "Austria turule sisenemiseks on kolm põhjust". See on ekstra kritseldus, kuna autor ei vaevunud lugeja jaoks kolme põhjust üldistama.
- Mis tahes rühma kokkuvõtted peaksid olema loogiliselt sarnased ja samal tasemel. See tähendab, et rühm ei saa koosneda õuntest, puuviljadest ja lauast: õun ja laud ei ole loogiliselt sarnased ning „puuvili” on abstraktne termin, mis viitab püramiidi kõrgemale astmele.
Põhjendus: tehke järeldused andmeahela kohta, kasutades deduktsiooni
Mis tahes üldistamine püramiidis peaks tekitama lugejalt küsimuse, millele vastus antakse hiljem. Vastus sõnastatakse deduktsiooni meetodil.
Mahaarvamine on mõttekäik, mille käigus tehakse järeldused eelduste põhjal.
Näide. Eeldustest "kõik inimesed on surelikud" ja "Goliath on inimene" järeldub sellest, et "Goliath on surelik". Siis saate kokku võtta kogu deduktiivse arutluskäigu protsessi: "Goliath on mees, ta on surelik."
Soovituste saamiseks kasutage vastupidist mahaarvamise järjekorda.
Näide. „Peame palkama kandidaadi, kes oskab lugeda. Kandidaat A saab lugeda. Seetõttu peame palkama kandidaadi A. ” Nii et eeldus-eeldus-järelduskäsk varjab põhiteavet lõpuni.Soovitused tulevad tavaliselt kasuks vastupidises järjekorras: "Peame palkama kandidaadi A, sest meil on vaja kedagi, kes oskaks lugeda, aga tema saaks."
Hoolimata asjaolust, et deduktiivne arutluskäik on sirgjooneline ja loomulik protsess, ei tohiks seda kasutada keerukates argumentatsioonides, kus eelduste kinnitamiseks on vaja mitut õigustatuse taset.
Kui proovite keeruka dokumendi järeldust õigustada deduktsiooniga, on esimesel eeldusel tõenäoliselt mitu õigustatuse taset, mille kaudu lugeja peab teisele eeldusele lähenemiseks "läbi saama". Seda loogikat on väga raske järgida.
Põhjendus: tehke järeldused sarnaste teeside grupist sissejuhatuse teel
Kui püramiidi üldistust ei saa deduktiivsusega kinnitada, kasutage mõttetöö loovamat vormi - induktsiooni. Induktsioon teeb järeldused ideede kogumist, mis on teatud mõttes sarnased.
Näide. Järeldust “Einstein oli geenius” kinnitavad sellised üldistused nagu “relatiivsusteooria uurimine”, “gravitatsiooni uurimine” ja “kosmoloogilise konstandi uurimine”.
Induktsioonis pole argumentide loogiline järjekord nii ilmne kui deduktsioonis. Idee lugejale arusaadavaks tegemiseks tuleks järjekord määrata rühmitamise alusel. Kui olete grupeerinud osa tervest osast, näiteks ettevõtte jagunemised, korraldage need vastavalt nende struktuurile, sarnaselt organisatsiooni struktuuriga.
Kasutage MECE põhimõtet (üksteist välistavate ja ühiselt ammendavate sätete põhimõte). See tähendab, et ettevõtte jaoskonnad ei dubleeri funktsioone mitmes jaoskonnas, kuid samal ajal kirjeldavad osad koos kirjeldades organisatsiooni ilma midagi kaotamata.
Kui rühmitus koosneb soovitustest, korraldage need kronoloogilises järjekorras, alustades esimesest.
Näide. Kui kokku võtta „Uue assistendi palkamine”, siis grupeerimise järjekord: „Pange vaba koht, kutsuge vestlusele kandidaadid ja tehke otsus palkamise kohta.”
Kui olete klassifitseerinud elemente teatud ühiste tunnuste põhjal, korraldage need vastavalt elementide omaduste tasemele.
Soovituste andmiseks lähenege probleemile süstemaatiliselt ja visualiseerige seda loogiliste puude abil
Äridokumentides antakse sageli soovitusi probleemi lahendamiseks. Kasutage soovituste andmiseks lihtsat probleemide lahendamise protsessi.
1. Tuvastage probleem selgelt ja mõõdetavalt.
Näide. „Tehas kaotab iga päev kolm tundi tööaega; kuidas saab seda vältida? ”
2. Uurige täpselt välja, milles on probleem.
Näide. "Probleem pole inimestes ega toorainetes, vaid seadmetes: see laguneb iga päev."
3. Kaevake sügavamale - saate teada, miks probleem on olemas.
Näide. "Saatjaid pole korralikult koolitatud." See võimaldab teil tuvastada probleemi lahendamiseks vajalikud toimingud. Näiteks „Määrake vastutavad õpetajad või kutsuge kokku väliseid õpetajaid.”
Probleemi lahendamiseks saate seda loogilise puu abil visualiseerida. Loogiline puu on vasakult paremale hargnevate ühenduste lihtsustatud diagramm.
Näide. Kasumipuu: sõna “kasum” moodustab puutüve ja jaguneb kaheks haruks: “Müük” ja “Kulud”. "Kulud" hargnevad jaotisteks "Konstant" ja "Muutujad"
Lõpuks on puu nii üksikasjalik, et probleemid ja nende allikad ilmnevad. Selles näites saate aru, et kasumid vähenevad teatud materjalide kallinemise tõttu.
Struktuurisoovitused, mis põhinevad saavutataval tulemusel
Olete leidnud lahenduse lugeja probleemile. Nüüd peate teda veenma tegutsema. Andke soovitusi võimalikult veenvalt.
Soovituse andmisel teete ettepaneku tegevuse kohta, mille eesmärk on saavutada soovitud tulemus.Rühmitage toimingud tulemuse põhjal, mida proovite saavutada, ja kirjeldage seda nii, et saaksite hiljem aru, kas see on saavutatud.
Näide. Lugeja soovib oma kasumit suurendada.
Halvasti üles ehitatud soovitused näevad välja järgmised:
1. Uuringu näitajad:
- taimede produktiivsus;
- kliendirahulolu.
2. Viige koolitus läbi sagedamini:
- tehase personal;
- müügipersonal.
Sellises struktuuris on kaks peamist probleemi: esiteks, kuigi grupeeritud tegevused on välise sarnasusega, on need suunatud erinevate tulemuste saavutamisele; teiseks peavad soovitud tulemused olema üksikasjalikud, et hiljem hinnata, kas need on saavutatud.
Seega on järgmine struktuur selgem ja veenvam:
1. Järgmises kvartalis müügi kasv 5%:
- uurida klientide rahulolu;
- Õpetage oma müügimeeskonda sagedamini.
2. Tootmiskulude vähendamine järgmises kvartalis 2%:
- uurida taimede tootlikkust;
- Õpetage taimede töötajaid sagedamini.
Tegevused on nüüd soovitud tulemuste põhjal rühmitatud. Seejärel saab hõlpsalt hinnata, kas eesmärgid on tegelikult saavutatud.
Kasutage sissejuhatust, et rääkida lugejale dokumendi põhipunktidest lugemise esimese 30 sekundi jooksul.
Iga dokument peaks algama lühikese sissejuhatusega, et tõsta lugeja huvi ja seada etapp probleemi lahendamiseks.
Lihtsaim viis lugeja huvi äratamiseks ja dokumendile keskendumiseks on sissejuhatuse esitamine loo kujul. Alustage olukorra kirjeldusega (asjade hetkeseis), tuvastage probleem ja pakute lõpuks välja lahendus.
Näide. Olukord - "ArgonEx kaalub investeerimist Austria uutesse kaevandustesse." Probleem: „ArgonExil on keeruline uuele turule siseneda.” Selleks, et lugeja saaks teie väidetega hõlpsalt nõustuda, peaksid talle olema tuttav nii olukord kui keerukus.
Probleem peaks tekitama lugejal selliseid küsimusi nagu “Mida on vaja teha?”. Dokumendi põhitekst sisaldab üksikasjalikku vastust sellele küsimusele, kuid lugemise esimese 30 sekundi jooksul peaks välja kujunema teie arvamus.
Sissejuhatuses ütlete välja peamised punktid, aga ka kõige olulisemad argumendid:
Näide. “(Tähtsündmused) ArgonEx saab Austria turule siseneda, kui ostab olemasoleva turuosalise, sest (1) välismaa ettevõtetele antakse kaevandamislube harva, (2) kohalikke kaevandusettevõtteid müüakse odavalt ja (3) konkurendid on sarnastes olukordades kandnud tohutut kahju. püüdes tegutseda omaette. "
Püramiidi struktuuri demonstreerimiseks kasutage päiseid ja vormindamist.
Lugemiseks püramiidi struktuurist lugege esmalt seda. Kõige populaarsem meetod on pealkirjad, mis tähistavad tasemeid ja ideerühmi. Kasutage taandeid, et rõhutada püramiidi taset, sageli lisatakse ka komakohad (1, 1.1, 1.1.1). Näide:
Dokumendi nimi
Siin kirjutavad nad sissejuhatuse ja osutavad peamistele argumentidele ning sektsioonide peamistele ideedele.
1. Esimene osa
Kujutage alati ette mis tahes rubriikide gruppe ja põhipunkte.
1.1. Esimene lõik
Selle alajao ideed toetavad järgmised nummerdatud lõigud.
1.1.1. Kinnitab esimese lõigu ideed
1.1.2. Kinnitab esimese lõigu ideed
1.2. Teine lõik
2. Teine osa
2.1. Esimene lõik
2.2. Teine lõik
Lugejad loevad pealkirju reeglina sujuvalt, seetõttu pole vaja neisse põhiideed investeerida. Hoidke need lühikestena, väljendades lõigu olemust. Kui pealkirjade kasutamine tundub liiga formaalne, proovige esile tuua teksti peamised punktid, argumendid jne.
Väga lühikestes sõnumites on taane kõige sobivam viis lihtsa struktuuri edastamiseks. Näide:
Esmaspäeval helistamiseks vajan Jaapani kohta järgmisi andmeid:
- Müügimaht
- Kulud
- Turusuundumused
Kasutage argumendirühmade vahel selgeid üleminekuid, et lugeja ei kaotaks lõime
Isegi püramiidi kõige loogilisem struktuur on kasutu, kui lugeja sellega sammu ei pea. Jagude ja alajaotiste vahel liikudes peab lugeja teadma, millal üleminek toimub. Üks võimalus on uue jaotise alguses näidata eelmise järeldused.
Näide. Kui viimases peatükis on üldistus “ArgonExil on liiga palju varusid”, saab järgmise logistikapeatüki alustada järgmiselt: “Lisaks liiga paljudele varudele on ArgonExi logistikaprotsessid ebaefektiivsed”. Nii saab lugeja aru, et olete lülitunud püramiidi uuele alamsegmendile.
Kui peatükk on eriti pikk ja keeruline, täitke see enne jätkamist lühikese kokkuvõttega peamistest punktidest.
Kui dokument koosneb soovitustest, saate selle lõpule viia lihtsa ja teostatava jaotisega „Edasised toimingud”.
Kõige tähtsam asi
Enne kirjutamist alustage oma mõtteid põhjalikult.
Kuidas ideid tõhusalt struktureerida
- Aidake lugejal - ehitada mõtteid püramiidi kujul;
- Rühmitage sarnased ideed ja seejärel väljendage iga rühma ühes lauses;
- Põhjendus: teha järeldused andmeahela kohta, kasutades deduktsiooni meetodit;
- Põhjendus: järelduste tegemine sarnaste punktide grupist sissejuhatuse teel.
Kuidas anda kasulikke soovitusi
- Läheneda probleemile süstemaatiliselt ja visualiseerida see loogiliste puude abil;
- Struktureerige oma soovitused tulemuse põhjal, mille saate nendega saavutada.
Kuidas soovitud struktuuri sõnadega väljendada
- Kasutage sissejuhatust, et rääkida lugejale lugemise esimese 30 sekundi põhipunktidest;
- Kasutage päiseid ja vormindamist püramiidi struktuuri demonstreerimiseks;
- Kasutage argumendirühmade vahel selgeid üleminekuid, et lugeja ei kaotaks lõime.