“Kuidas asju korda seada”: Alleni raamatu kokkuvõte // Püksikud * Fikseerimata

Send

Kuidas asju korrastada ilma tujusid kaotamata

Asjade valmistamine (ehk GTD) põhineb tulemuste mõtisklemisel ja “järgmiste sammude” määratlemisel. GTD põhiidee aitab eesmärki selgelt määratleda ja siis igal sammul selle eesmärgi saavutamiseks. Meetod sobib tööl esitluste korraldamiseks ja jõuluostude kavandamiseks.

Iga ülesanne peaks olema väike, et saaksite selle kiiresti lahendada ning aja- või motivatsioonipuudus ei saanud teid peatada. See lähenemine aitab saavutada elus kõiki oma eesmärke, aitab vältida stressi.

Projekte korraldades GTD-meetodil, olete alati valmis alustama mõne ülesandega viivitamatult tööd, sõltumata sellest, mis teie ümber toimub ja kus te viibite. GTD teeb järgmise sammu teie jaoks nii lihtsaks, et te ei soovi seda ära lükata.

Sellest raamatust leiate mõned lihtsad tööriistad, mille abil saate tõhusalt töötada ja säilitada kaine mõistus; samuti soovitused selle kohta, millist suhtumist on vaja arendada, et rakendada GTD aluspõhimõtteid.

Teie aju on mõtlemisvahend, mitte salvestusseade

Oma töö õnnestumine tähendab olla hea korraldaja. See on eriti oluline teadmistöötajate jaoks, kelle jaoks kümnete ülesannete ja projektide žongleerimine on samaaegselt igapäevane reaalsus. Raskused tekivad siis, kui meie isikliku ja tööelu vaheline piir on hägustunud. Selle põhjuseks on asjaolu, et meie aju üritab lahendamata probleeme sorteerida ja tuletab neile meelde kõige ebasobivamal hetkel - isegi kui me eelistaksime nendega hiljem tegeleda.

Kogu keeruka eluteabe kontrolli all hoidmiseks kohtlevad paljud meist ajusid nagu laua sahtlit või märkmikku. Me kuritarvitame oma aju, sundides seda igasugust teavet talletama. Ummistades oma pead teabega lõpetamata tööülesannete, eelseisvate koosolekute ja muude kohustuste kohta, raiskame kergemeelselt oma aju mõtlemisvõimet, mis raskendab tõelisele tööle keskendumist.

Võimalikult tõhusalt töötamiseks peame vabastama oma mõistuse kõigest, mis pole seotud ülesandega, mida me konkreetsel ajahetkel täidame. Kasutage 100% mõistuse võimest keskenduda ülesandele.

Kui soovite selgelt mõelda, on vaja usaldusväärset “korvi materjali kogumiseks”, mis ületab teie mõistuse

Meie ajus on üks tüütu omadus - see ei lase meil kunagi unustada seda, mille eest peame hoolitsema. Meid pommitatakse pidevalt uue teabega, millel on ka koht meie meeles. Iga uus idee, iga mälu ja iga probleem, mille unustasime lahendada, tõmbavad meid põhitegevusest eemale.

Kasutage alati materjali kogumiseks nn korvi: koht, mis on väljaspool teie mõistmist ja kuhu saate lisada kogu kõrvalist teavet või ideed. Te teate täpselt, kust teavet hiljem leida, kui teil on selleks aega. See võimaldab teil täielikult keskenduda kirja kirjutamisele, töökaaslasega rääkimisele või muru niitmisele.

Teie „materjali kogumiskorv” võib olla märkmik, loendid teie arvutis / telefonis või isegi kastid, kuhu saate objekte ja dokumente panna. Materjalide kogumiseks mõeldud korv (või korvid) peaks asuma läheduses - nii on teil hõlpsalt võimalik hankida teavet, mille te muidu oleksite oma mõtetesse kogunud.

Prügi välja viia - tühjendada kõik välised "korvid" nädalas

Süsteemi tõrgeteta toimimiseks peate seda toetama. Moodustage komme kord nädalas korv üle vaadata ja tühjendada. Süsteem „Materjalide kogumise korv” töötab, kuna see annab vaimule kindluse, et ta ei kaota ega unusta olulist teavet.

Kui süsteemi ei värskendata, lakkab see enam töötamast ning aju muutub erksaks ja ei usalda seda. Niipea kui see juhtub, hakkavad alateadlikud meeleolud jälle segama lahendamata probleeme ja lõpetamata ülesandeid. Peaksite kõiki oma ülesandeid hoolikalt kaaluma ja asjad korda seadma, järgides järgmisi reegleid:

Eemaldage loendist tähtsusetud ülesanded.
Kui suudate probleemi väga kiiresti (kahe minutiga või vähem) lahendada - tehke seda kohe.
Hoidke olulist teavet kindlas kohas. Kui see on kohtumine, projekt või konkreetne ülesanne, kandke see vastavasse loendisse.
Regulaarne korvipuhastus on ainus viis usaldusväärse töö tagamiseks ja stressi vältimiseks.

„Korvi” tühjendades sorteerige materjal loendite järgi

Ükskõik, kui erinev on teie ostukorvi sisu, ei pea te seda klassifitseerima ja eraldi lahtritesse sorteerima.

Enamik ülesandeloenditest ei tööta, kuna need muutuvad ülesannete, mõtete ja teabe vinaigretiks. Loendid peaksid sisaldama ainult konkreetseid teostatavaid ülesandeid, kuid me kirjutame neisse kõik valimatult ja seetõttu on väga lihtne unustada üksikuid teostatavaid ülesandeid.

Kuidas korraldada oma ostukorvi esemeid?

Kustuta kõik, mis on tähtsusetu, lahendada väikeste ülesannete ja lisage koosolekutel või tähtajad kalendrisse.
Kui see on keeruline töö (see tähendab, et see nõuab mitme konkreetse ülesande rakendamist), kaasake see projekti selge eesmärgiga.
Kõik muud ülesanded tuleks lisada järgmiste toimingute loendisse.

Projektide loend annab ülevaate kõigist praegustest projektidest.

Projektid on mis tahes tootlikkuse parandamise süsteemi põhikomponent. Projekt on soovitud tulemus, mis nõuab mitmeastmelist tegevust. Et otsustada, millised ülesanded projekt peaks koosnema, kujutlege soovitud tulemust ja kirjeldage ühes lauses soovitud tulemust. Tulemusele mõtlemine aitab sõnastada konkreetseid ülesandeid, mis viivad teid projekti eesmärgi saavutamisele lähemale.

Loend sisaldab kõiki projekte, mis peaksid lähiajal valmima. See aitab teil jälgida ja juhtida kõiki käimasolevaid projekte, tõsta tootlikkust ja lõõgastuda.

Uuendades nimekirja kord nädalas, veenduge, et iga projekt oleks kavandatud samm-sammult. Kõik projekti moodustavad toimingud kuuluvad järgmiste toimingute loendisse. Just konkreetsete ülesannetega saab saavutada ükskõik millise eesmärgi.

Asendage igapäevane ülesannete loend kalendri ja järgmiste toimingute loendiga.

Päevakajalised päevakajaliste sündmuste nimekirjad on ebaefektiivsed - need moonutavad teie ajataju, eksitavad teid ja panevad teid uskuma, et teil on tõesti aega kõike eespool nimetatud päeva jooksul ära teha. Selline ebareaalne planeerimine põhjustab pettumusi, ajakaotust ja hukule minekut, mida te ette teete.

Palju tõhusam meetod on töötada kalendri ja järgmiste toimingute loenditega. Kalendril on ainult üks eesmärk: kohtumiste salvestamine. Kõik kindla päeva või tunniga seotud - kohtumine või arsti visiit - tuleks kalendrisse salvestada.

Pange kõik muud toimingud või konkreetsed toimingud loendisse Järgmised toimingud. See võimaldab teil kiiresti otsustada, millised ülesanded on kõige olulisemad ja kas teil on aega neid lahendada.

Pole tähtis, kus te viibite, peaksite alati kaasas olema järgmiste toimingute loend. See annab teile võimaluse valida, millist ülesannet on mõistlik lahendada.

Kui olete ülesanded hästi planeerinud ja eelvalinud, pole teil raske otsustada, kumba on mõistlik lahendada.Kujutage ette, et viibite lennujaamas ja lend hilineb tunni võrra. Sellises olukorras küsige endalt:

Millise ülesande peaksin nüüd valima?
Millise ülesande saan määratud aja jooksul lõpetada?
Milliseks ülesandeks on mul antud ajahetkel piisavalt energiat?
Milline ülesanne on kõige olulisem?

Kui teil on kavandatud liiga palju ülesandeid, on mõistlik jaotada need mitmesse loendisse ja hoidlasse. Näiteks saab ühte nimekirja salvestada nutitelefoni ja teise arvutisse. Kui olete ülesanded sel viisil sorteerinud, saate teada, milliseid neist saate oma töölaual, koosolekul või lennujaamas oodates täita.

Ooteloenditest on abi teiste inimestega töötamisel.

Kõik praegused projektid tuleks loetleda projektide loendis. Kui kasutate loendit „Järgmised toimingud”, võite olla kindel, et töötate järjepidevalt ülesannetega, mis kõik viivad teie projektid valmimisele lähemale.

Enamikul juhtudel peaksite lootma teistele inimestele, kes vastutavad iga projekti üksikute osade eest. Kuid see ei tähenda, et peaksite loobuma kontrollist oma projekti edenemise üle.

Kui olete sõltuvuses teiste inimeste tööst - ootate kelleltki ettekannet käsitleva raporti jätkamist -, tasub pidada nimekirja ootel olevatest. Nii et saate märkida kõik, mida teised inimesed peaksid teile pakkuma, koos tähtaegadega.

Uuendades seda nimekirja iga nädal, näete, kes ja kuidas oma tööd teeb. Teil on uus konkreetne ülesanne: tuletada sellele inimesele meelde kohustust.

Kui see ülesanne ei võta teid rohkem kui kaks minutit, siis tehke seda kohe. Kui ei, siis lisage see loendisse „Järgmised toimingud” või mõnda konkreetsemasse loendisse ja tuletage sõbralikul viisil meelde, et ootate endiselt tema aruannet.

Salvestage konkreetse päeva teave kalendris või failikapis

Saate palju asju ette planeerida, kuid mõnikord peate enne “korvist” materjalide muutmist konkreetseteks ülesanneteks või kohtumisteks ootama teatud teavet.

Näide. Kui teil on plaanis huvitav mess, siis võiksite natuke oodata ja näha selle osalejaid, enne kui nad otsustavad, kas sellel on mõtet osaleda. Kui selline teave pole teile eelnevalt kättesaadav, on kõige parem otsus edasi lükata.

Kui teil pole valikut ja peate kõike kavandama viimasel minutil, on abiks järgmised strateegiad:

Määrake endale kalendris konkreetse päeva meeldetuletus.
Hoidke faili, mis aitab teil õigel ajal õigele teabele juurde pääseda.

Failikapp on väga täpne ja loogiline süsteem. See koosneb 43 toimikust: 31 faili kuu päevade jaoks ja 12 faili aasta kuud. Iga päev on teil võimalik kontrollida endale saadetud dokumente, meeldetuletusi või materjale.

Süsteemi toimimiseks peate seda iga päev kasutama ja värskendama ning see on kõige raskem.

Lisage ideede jaoks, mis võivad tulevikus aktuaalseks muutuda, üks kord / võib-olla loendisse.

Selles loendis on kõik, mis pole "Järgmiste toimingute" või "Projektide" loendites, kuid mis ei tohiks pähe sekkuda. Üks kord / võimalik nimekiri sisaldab kogu materjali, mida te pole veel konkreetseteks ideedeks või ülesanneteks teisendanud. Ärge alahinnake selle eeliseid. See võimaldab teil jälgida projektiideid, mis võivad tulevikus olla äärmiselt olulised. Selles loendis olevad ideed võib jagada rühmadesse. Näiteks:

“Reisid, mida tahaksin teha”;
“Veinid, mida tahaksin proovida”;
"Muusika, mida tahaksin kuulata."

Nagu „Järgmised sammud”, aitab ka üks kord / võib-olla loend õigel ajal vajalikku teavet leida. Loendid on usaldusväärsemad kui teie enda mälu.

Kui soovite seda tõhusalt kasutada, tuleks üks kord / võimaluse korral nimekiri korrapäraselt üle vaadata ja ajakohastada.

Organiseeritud töökoht ja teie süsteemi iganädalane ülevaatus suurendavad tootlikkust

Kõikidele materjalide loenditele peaks olema juurdepääs teie töökohal. Looge juhtimiskabiin - funktsionaalne mobiilne süsteem, et pääseda juurde teabele, ükskõik kus te ka poleks. Äärmiselt oluline on luua loendi- ja failisüsteem, mida saate igal pool kaasa võtta: isegi kui olete lennujaamas ummikus või lumetormis, võite siiski olla produktiivne.

GTD tehnika võimaldab teil tunda rahulikkust ja kontrollida kõiki praegusi projekte: jälgida nende edenemist ja veenduda, et nad liiguvad edasi.

Teie tootlikkuse süsteem peab alati olema asjakohane ja täielik. Teie meel lõdvestub ja suudab ülesandele täielikult keskenduda ainult siis, kui usaldate oma süsteemi.

Kui vaatate iganädalaselt kõik oma loendid üle, saate veenduda, et teie süsteem töötab endiselt - iga praegune projekt on seotud vähemalt ühe järgmise toiminguga asjakohases hõlpsasti juurdepääsetavas loendis. Teil on üldine ettekujutus kõigest, mis juhtub. Redaktsioon aitab näha "metsa", unustamata "puid".

Nädala ülevaatusele kulutatud aeg sõltub sellest, kui palju aega peate turvaliselt tundma ja süsteemi vastu usaldust tekitama.

Planeerige oma iganädalane ülevaade, näiteks reede õhtu. See võimaldab teil oma töö sulgeda ja nädalavahetuseks puhkusele minna selge pea ja enesetundega.

Looduslik planeerimine selgitab teie projekti eesmärke ja järgmisi samme

Projekti arendamine on üsna ebaloomulik ja ebaloogiline protsess. Peate kõik sammud eelnevalt läbi mõtlema ja kavandama, selget eesmärki veel ette kujutamata. Kasutage looduslikku planeerimismeetodit, mis kajastaks teie igapäevaseid tegevusi.

Näide igapäevasest tegevusest: olete näljane ja moodustate ebamäärase eesmärgi (“Ma pean midagi sööma”) ja täpsustage see siis (“Ma tahan pitsat”). Sel hetkel ilmuvad teie peas mitu ideed, kuidas seda eesmärki saavutada (“ma võin pitsat küpsetada, seda tellida või restorani minna”). Kõik toimingud, mida peate tegema, muutuvad enesestmõistetavaks.

Kasutage seda mõtteviisi oma pärisprojektide puhul: alustage eesmärgi kõige täpsemast määratlemisest. Kunagi pole valus kulutada aega eesmärkide seadmisele, sest sellest sõltuvad kõik järgnevad toimingud. Kui eesmärk on selge, alustab teie mõte automaatselt ajurünnakuid. Nii et võite välja pakkuda eesmärgi saavutamiseks vajalikud ideed. Hea taktika on alustada ajurünnakuid väljastpoolt; kirjutage ja salvestage näiteks oma ideed paberile.

Kui olete kõik ideed kokku kogunud, peaksite need korraldama ja grupeerima ning määrama seejärel projekti lõpuleviimiseks vajalikud konkreetsed toimingud.

Looduslik planeerimine selgitab suuresti projektiga seotud tööd ja muudab selle huvitavaks, kiireks ja intuitiivseks.

Kõige tähtsam asi

Kuidas töötada tõhusalt ja selge peaga?

Teie aju on mõtlemisvahend, mitte salvestusseade. Kui soovite selgelt mõelda, vajate väljaspool mõistmist usaldusväärset "korvi materjali kogumiseks".
Võtke prügikast välja - tühjendage kõik välised "korvid" igal nädalal.
"Korvide" sortimisel sorteerige materjal vastavalt temaatilistele loenditele.

Lihtsad tööriistad, mis koostavad GTD meetodi

Projektide loend annab ülevaate kõigist käimasolevatest projektidest.
Kasutage igapäevase ülesandeloendi asemel kalendrit ja järgmiste toimingute loendeid.
Ootelehed on väga kasulikud, kui teete koostööd teiste inimestega.
Salvestage konkreetse päeva teave kalendris või failikapis.
Kõik potentsiaalselt huvitavad ideed tuleks lisada loendisse Üks kord / Võimalik.
Produktiivseks tööks on hädavajalik organiseeritud töökoht ja teie süsteemi iganädalane ülevaatamine.